Casi todas las empresas tienen que procesar diariamente muchos documentos en papel en su flujo de trabajo. Ya sea contratar a una persona, enviar un recibo o mostrar un nuevo mensaje, todas las tareas implican papeleo para procesar la información. 

Sin embargo, la documentación o el mantenimiento de registros en papel ya no es algo divertido. Desde imprimir hasta gestionar, almacenar y compartir, los documentos en papel requieren mucho trabajo. 

Afortunadamente, disponemos de tecnologías como el OCR que permiten a las empresas gestionar mejor los documentos. Pero, ¿qué es la tecnología OCR? ¿Cómo funciona? ¿Cómo puede aplicarla para gestionar sus documentos? Lea esta guía para saberlo todo.

¿Qué es la tecnología OCR?

El OCR (reconocimiento óptico de caracteres) es una tecnología que reconoce y recupera texto impreso, mecanografiado y manuscrito a partir de imágenes y lo convierte en texto legible por máquina. 

En otras palabras, esta tecnología puede convertir el texto de imágenes o documentos en un formato que pueda editarse, copiarse y descargarse, algo imposible de hacer en el formato original. 

El procedimiento de trabajo de la tecnología OCR es el siguiente:

1. Preprocesamiento de imágenes – Mejora la calidad de la imagen de entrada
2. Detección de texto – Dónde está el texto en la imagen
3. Reconocimiento de caracteres: cada carácter se compara con el conjunto de datos de caracteres conocidos para reconocer los que aparecen en la imagen.
4. Reconstrucción del texto – Los caracteres se vuelven a ensamblar en palabras, frases y párrafos.
5. Salida de texto – Se genera la salida de texto que los usuarios pueden copiar y editar

Para su información, la forma más utilizada de tecnología OCR son las herramientas OCR basadas en web/online. 

Como su nombre indica, las herramientas de OCR en línea están disponibles en línea y no necesitan instalación en el sistema para utilizarlas. Uno de los ejemplos perfectos de estas herramientas es Imagen a texto de OCR.best. Utiliza tecnología OCR avanzada (junto con IA) para producir resultados precisos. 

Ofrece muchas funciones que sólo unas pocas herramientas ofrecen, desde compatibilidad con varios idiomas hasta múltiples formatos de imagen. Incluso puedes hacer conversiones ilimitadas sin necesidad de registrarte. 

Diferentes formas en que la tecnología OCR perfecciona la gestión de documentos

1. Digitalizar documentos en papel

La tecnología OCR puede utilizarse para digitalizar documentos en papel. 

Por ejemplo, puede utilizar la herramienta Image to Text de OCR.best para este fin. Envíe una copia escaneada o una imagen de cualquier documento y la convertirá en texto mediante la tecnología OCR:

Una vez extraído el texto, puede descargarlo en formato de archivo TXT. O incluso puede copiarlo y pegarlo en un archivo de documento que podrá editar y guardar más tarde. 

Esto significa que no es necesario conservar los documentos (una vez digitalizados), lo que ahorra mucho espacio y esfuerzo en su gestión. 

En cambio, su versión digital puede almacenarse en servidores o en la nube. De este modo, son menos susceptibles de sufrir daños físicos, como agua, fuego o plagas.

Una vez que los documentos se guardan en formato digital, las empresas pueden encontrarlos fácilmente en lugar de buscarlos entre montones de archivos.

2. Racionalizar la introducción y el tratamiento de datos

Las empresas contratan personal para la introducción de datos, lo que resulta costoso y requiere mucho tiempo. 

Sin embargo, la tecnología OCR automatiza el proceso de extracción de datos de los documentos. Detecta y extrae directamente los datos de los documentos sin errores.

Posteriormente, estos datos extraídos mediante OCR se introducen directamente en los sistemas empresariales, como CRM, ERP y software de contabilidad. Esto no solo agiliza el flujo de trabajo, sino que también mejora la introducción de datos sin intervención humana. 

Para garantizar la precisión y la coherencia, no se necesitan humanos. En su lugar, las herramientas de OCR pueden validar los datos extraídos comparándolos con reglas o bases de datos predefinidas.

3. Mejora la eficacia del flujo de trabajo

Ya se trate de un documento de texto, una factura, un recibo o la revisión de un contrato, el OCR puede utilizarse para agilizar la extracción de texto y la introducción de datos en todos los documentos basados en texto. 

Los distintos ámbitos empresariales, como RRHH, finanzas, etc., pueden utilizar esta tecnología para los fines pertinentes y convertir los documentos en papel en digitales. Esto facilita el intercambio de datos y la colaboración, lo que mejora el trabajo en equipo y la comunicación. 

Por ejemplo, si una empresa tiene empleados que trabajan a distancia, pueden acceder fácilmente a documentos y formularios con OCR en cualquier lugar, lo que mejora la productividad general. 

4. Reducir costes

El OCR reduce la necesidad de espacio físico de almacenamiento, ya que los documentos en papel pueden digitalizarse y almacenarse en la nube o en servidores seguros. Esto también ahorra dinero a las empresas en costes de impresión, papel y almacenamiento. 

Además, la captura automatizada de datos reduce los costes de mano de obra asociados a la introducción manual de datos y la gestión de documentos.

Aplicaciones específicas del OCR

Si sigue leyendo esta guía, significa que conoce bien las aplicaciones de la tecnología OCR en la gestión de datos. Permítanos resumírselo rápidamente.

He aquí una rápida visión general de la aplicación del OCR:

1. Extrae automáticamente datos de las facturas, como la información del proveedor, el número de factura y el importe adeudado.
2. Se utiliza para capturar y procesar informes de gastos.
3. Puede ayudar a clasificar los documentos en función de su contenido.
4. Extrae información específica de los documentos, como nombres, direcciones y fechas.

Conclusión

La tecnología OCR transforma la gestión de documentos de las empresas de muchas maneras. Digitaliza los archivos en papel, automatiza la introducción de datos y mejora la eficiencia del flujo de trabajo.

De este modo se elimina la necesidad de almacenamiento físico y trabajo manual. Por tanto. La tecnología OCR también reduce indirectamente los costes.  

Con la capacidad de extraer y procesar rápidamente datos de documentos, las empresas pueden ahorrar tiempo, mano de obra y recursos. 

Ya se trate de gestionar facturas, contratos o recibos, el OCR facilita la gestión del papeleo y permite a las empresas centrarse en tareas más importantes.