Las reuniones híbridas ya son parte de la actualidad

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Actualmente las líneas divisoras del trabajo en oficina y el remoto se han desdibujado para dar cabida al formato híbrido, una modalidad que llegó para quedarse en el 2022 y los años venideros. Sin embargo, en contra de lo que podría esperarse, la mezcla de oficina en casa y trabajo presencial es más compleja que la simple adición de un toque virtual a las formas en que solíamos trabajar.

De cara al futuro, tendremos una combinación de personas que trabajan desde casa y en la oficina. Es natural preguntarse si esta situación propiciará que las cosas en la oficina sean más complicadas o cómo será la colaboración entre los equipos de trabajo. La nueva normalidad ha provocado estos y más cuestionamientos que, ciertamente, han provocado ansiedad e incertidumbre.

En los últimos meses, la mayoría de las personas se ha familiarizado con el trabajo a distancia y con todo lo que esto implica a nivel técnico, aunque a menudo ha sido a base de prueba y error. Ahora que el regreso a las oficinas está sucediendo la gente tendrá que adaptarse de nuevo, pero esta vez para colaborar en un equipo híbrido que incluya tanto a los miembros remotos como a los de la oficina.

¿Qué pueden hacer las organizaciones para satisfacer las necesidades de sus empleados?

Varios proyectos de investigación han demostrado que la oficina tendrá que adaptarse a las actividades que los empleados quieran realizar en ella cuando sea turno de realizar trabajo en oficina. Aunque se prevé que la mayor parte de las reuniones tendrán una audiencia mixta de participantes, es decir, presenciales y a distancia, gran parte de la colaboración híbrida en realidad se realizará desde la sala de reuniones de la oficina.

En una reciente investigación hecha por Barco se descubrió que el 57% de los empleados piensa que la sala de reuniones se convertirá en el espacio de la oficina más utilizado. Pero, lamentablemente, también se mostró que las salas de reuniones actuales no están adecuadamente equipadas para el trabajo híbrido y esto tiene diferentes causas.

Un ejemplo de ello es que las personas tienen dificultades para configurar las salas de reuniones, sobre todo cuando se trasladan de una sala a otra. También tienen problemas para conectarse a los periféricos como la pantalla, cámara, los altavoces y el micrófono. Así que, si hay algo en lo que las organizaciones deberían centrar sus inversiones, es en las tecnologías de videoconferencia fáciles de usar.

¿Cómo debe ser esa tecnología?

Hay que tener en cuenta otra tendencia importante: en los últimos meses, se ha visto un gran aumento en el número de empleados que utilizan su propia computadora portátil para participar en reuniones virtuales. La expectativa es que, en el futuro, querrán seguir haciéndolo, incluso cuando vuelvan a la oficina. Esto convierte a las computadoras portátiles en las piezas centrales de la experiencia de trabajo híbrida.

La computadora portátil ofrece a la gente familiaridad y facilidad de uso: los empleados sólo quieren entrar en una sala de reuniones, conectarse automáticamente a los periféricos desde su propio dispositivo, utilizar su propio software de videoconferencia preferido y comenzar a colaborar con el equipo de trabajo sin perder tiempo. Por esta razón las organizaciones que aprovechen esta tendencia estarán en el camino del éxito.

Los pasados confinamientos han dejado a muchas personas fatigadas del tiempo que deben pasar frente a una pantalla, además de sentirse menos conectadas con sus empresas. Es por estas razones que existen dispositivos que estimulan el compromiso en la interacción híbrida: “ClickShare es la herramienta perfecta para resolver los problemas que se presentan en las salas de reuniones híbridas. Con un sólo clic cualquier persona tendrá sincronizada su computadora portátil con el equipo periférico de la sala, sin tener que complicarse al investigar cómo y dónde van los cables del equipo. De esta forma, logramos tener una reunión con altos niveles de colaboración y compromiso para lograr las metas de la empresa”, menciona Rodrigo Cornejo, director de Canales de Barco.

La investigación mencionada anteriormente muestra que el bajo nivel de compromiso de los participantes en las reuniones es la razón número uno por la que éstas empeoraron en el último año. El Barómetro de Reuniones de Barco se desplomó de 17 en 2020 a -25 en 2021, lo que indica una creciente frustración con las reuniones virtuales. Una de las posibles soluciones es lograr que todos los participantes se sientan incluidos y sean parte de la conversación sin importar si se encuentran en la sala de juntas o en casa.

Para alcanzar dicha meta se necesita una tecnología que facilite la conexión de las personas y que no suponga una fricción, ya que las dificultades técnicas pueden resultar excluyentes. Si alguien no puede oír a los participantes en la reunión y ellos no pueden oír a otra persona, entonces no se genera una interacción real en la que todos contribuyan. “Con ClickShare Bring Your Own Meeting (BYOM) y Bring Your Own Device (BYOD), es posible hacer que todos se sientan parte de la conversación al proporcionar una experiencia más envolvente a los participantes remotos y así disminuir la distancia que se interpone”, señala Cornejo.

En los tiempos de reuniones híbridas, el compromiso es el nuevo oro, la nueva productividad. Por ello, la tarea que se tiene por delante es diseñar las salas de reuniones de las oficinas de forma que permitan a los participantes virtuales que se encuentran en lugares remotos sentirse parte de la acción y relacionarse con los demás participantes como si estuvieran allí, en la misma sala. Esto será cada vez más importante a medida que el ritmo de trabajo se reparta entre el hogar y la oficina.

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Ocho consejos para tener reuniones híbridas exitosas

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Las reuniones híbridas se implementaron en una apresurada vida laboral digital que la pandemia por COVID-19 instaló sin reparar en diversas problemáticas que la mayoría de las personas nunca había enfrentado: entre ruidos de ambiente, fallos en la conectividad de internet y micrófonos encendidos por error o que se rehusaban a ser funcionales, los trabajadores navegaron sobre aguas desconocidas que poco a poco aprendieron a domar.
Actualmente, en la época del trabajo híbrido, persiste la necesidad de días laborales que transcurren entre una junta y otra. Esto conlleva alinearse con colaboradores que trabajan tanto a distancia como en las oficinas, o clientes importantes que residen en otras localidades de la manera más eficiente posible.

Rodrigo Cornejo, Director General México y Director de Canales para Latinoamérica en Barco, señala que “las diversas modalidades de trabajo que hoy en día se encuentran en tendencia convergen en un punto en el que puede ser abrumador para los trabajadores, ofrecerles herramientas que les permitan llevar sus labores de forma más amena y efectiva es la tarea de empresas como Barco, donde nos hemos tomado muy en serio las necesidades que exige la nueva dinámica laboral”.

Los avances tecnológicos han llegado a tal grado que, en los últimos tiempos, ha sido cada vez más fácil adaptarse a los distintos cambios que se presentan. Sin embargo, siempre son bienvenidos los consejos profesionales para mejorar. Con estas ocho sugerencias será posible que las reuniones híbridas de trabajo y hasta las clases a distancia se desarrollen sin problema y de forma puntual.

  1. Evitar las fuentes directas de luz:

El truco está en que las ventanas o lámparas no se ubiquen detrás de las personas, pues esto genera que la saturación de iluminación proyecte una imagen parcial de ellas. Es preferible colocarse de frente a la luz para que quienes se encuentren del otro lado de la pantalla puedan ver con claridad a quien proyecta.

  1. Reducir los ruidos de fondo:

Es difícil para la mayoría de las personas que trabajan a distancia encontrar lugares 100% libres de ruido ambiental. Silenciar el micrófono en una reunión o clase cuando no se tiene nada que decir es la mejor opción para evitar que todos los participantes se abrumen y distraigan con fuertes ruidos ajenos a lo importante.

  1. Invertir en una cámara web:

Las reuniones y clases a distancia son mucho más agradables cuando se puede ver a los demás. También permite un desarrollo mucho más profesional al mejorar la comunicación entre las personas, sin las cámaras se pueden perder importantes detalles de la comunicación no verbal.

  1. Prevenir el desorden de fondo:

Utilizar un fondo virtual discreto o uno borroso ayuda a evitar distracciones de ambos lados de la pantalla y concentrarse en los objetivos de la reunión. La sobrecarga de información visual también puede resultar en la pronta frustración de las personas.

  1. Tener una conexión estable a Internet:

Contar con una buena cantidad de megabytes de velocidad en el servicio de internet puede ahorrar momentos de estrés por imágenes congeladas o audio retrasado, pues en estos momentos, por más breves que sean, puede perderse información valiosa.

  1. Evitar distracciones:

Durante la reunión o clase se necesita que la concentración esté enfocada en ella. Apagar dispositivos extras a la computadora como la televisión y el teléfono móvil, cerrar otras pestañas del navegador de internet, redes sociales y el correo electrónico es una buena forma de evadir desatenciones.

  1. Vestir para la ocasión:

Usar ropa de colores vivos, pero a su vez discretos permite dar una mejor imagen a todos los participantes de las reuniones o clases. Evadir estampados recargados o que distraigan la atención de los demás es importante, a no ser que se trate de una reunión virtual con alguna temática especial.

  1. Comprobar la configuración:

Realizar una prueba de audio y video antes de la reunión puede ser útil para prevenir fallas técnicas en momentos importantes. También es importante para brindar confianza y seguridad a las personas, pues sabrán que nada va a salir mal.

“Asegurarse de verse bien ante la cámara trabajando desde casa, o incluso en clases, será lo principal cuando todas las demás preocupaciones técnicas están cubiertas. ClickShare le permite un pleno desarrollo en sus reuniones híbridas, convirtiéndolas en sesiones interactivas, inmersivas y productivas. Asimismo, preocuparse por la calidad de audio y video será cosa del pasado, pues con la sincronía de dispositivos que ofrece esta solución estos problemas quedarán resueltos. Con ClickShare de Barco y los consejos enlistados sus reuniones híbridas serán todo un éxito”, finalizó Cornejo.

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Las reuniones híbridas llegaron para quedarse

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Actualmente las líneas divisoras del trabajo en oficina y el remoto se han desdibujado para dar cabida al formato híbrido, una modalidad que llegó para quedarse en el 2022 y los años venideros. Sin embargo, en contra de lo que podría esperarse, la mezcla de oficina en casa y trabajo presencial es más compleja que la simple adición de un toque virtual a las formas en que solíamos trabajar.
De cara al futuro, tendremos una combinación de personas que trabajan desde casa y en la oficina. Es natural preguntarse si esta situación propiciará que las cosas en la oficina sean más complicadas o cómo será la colaboración entre los equipos de trabajo. La nueva normalidad ha provocado estos y más cuestionamientos que, ciertamente, han provocado ansiedad e incertidumbre.

En los últimos meses, la mayoría de las personas se ha familiarizado con el trabajo a distancia y con todo lo que esto implica a nivel técnico, aunque a menudo ha sido a base de prueba y error. Ahora que el regreso a las oficinas está sucediendo la gente tendrá que adaptarse de nuevo, pero esta vez para colaborar en un equipo híbrido que incluya tanto a los miembros remotos como a los de la oficina.

¿Qué pueden hacer las organizaciones para satisfacer las necesidades de sus empleados?

Varios proyectos de investigación han demostrado que la oficina tendrá que adaptarse a las actividades que los empleados quieran realizar en ella cuando sea turno de realizar trabajo en oficina. Aunque se prevé que la mayor parte de las reuniones tendrán una audiencia mixta de participantes, es decir, presenciales y a distancia, gran parte de la colaboración híbrida en realidad se realizará desde la sala de reuniones de la oficina.

En una reciente investigación hecha por Barco se descubrió que el 57% de los empleados piensa que la sala de reuniones se convertirá en el espacio de la oficina más utilizado. Pero, lamentablemente, también se mostró que las salas de reuniones actuales no están adecuadamente equipadas para el trabajo híbrido y esto tiene diferentes causas.

Un ejemplo de ello es que las personas tienen dificultades para configurar las salas de reuniones, sobre todo cuando se trasladan de una sala a otra. También tienen problemas para conectarse a los periféricos como la pantalla, cámara, los altavoces y el micrófono. Así que, si hay algo en lo que las organizaciones deberían centrar sus inversiones, es en las tecnologías de videoconferencia fáciles de usar.

¿Cómo debe ser esa tecnología?

Hay que tener en cuenta otra tendencia importante: en los últimos meses, se ha visto un gran aumento en el número de empleados que utilizan su propia computadora portátil para participar en reuniones virtuales. La expectativa es que, en el futuro, querrán seguir haciéndolo, incluso cuando vuelvan a la oficina. Esto convierte a las computadoras portátiles en las piezas centrales de la experiencia de trabajo híbrida.

La computadora portátil ofrece a la gente familiaridad y facilidad de uso: los empleados sólo quieren entrar en una sala de reuniones, conectarse automáticamente a los periféricos desde su propio dispositivo, utilizar su propio software de videoconferencia preferido y comenzar a colaborar con el equipo de trabajo sin perder tiempo. Por esta razón las organizaciones que aprovechen esta tendencia estarán en el camino del éxito.

Los pasados confinamientos han dejado a muchas personas fatigadas del tiempo que deben pasar frente a una pantalla, además de sentirse menos conectadas con sus empresas. Es por estas razones que existen dispositivos que estimulan el compromiso en la interacción híbrida: “ClickShare es la herramienta perfecta para resolver los problemas que se presentan en las salas de reuniones híbridas. Con un sólo clic cualquier persona tendrá sincronizada su computadora portátil con el equipo periférico de la sala, sin tener que complicarse al investigar cómo y dónde van los cables del equipo. De esta forma, logramos tener una reunión con altos niveles de colaboración y compromiso para lograr las metas de la empresa”, menciona Rodrigo Cornejo, director de Canales de Barco.

La investigación mencionada anteriormente muestra que el bajo nivel de compromiso de los participantes en las reuniones es la razón número uno por la que éstas empeoraron en el último año. El Barómetro de Reuniones de Barco se desplomó de 17 en 2020 a -25 en 2021, lo que indica una creciente frustración con las reuniones virtuales. Una de las posibles soluciones es lograr que todos los participantes se sientan incluidos y sean parte de la conversación sin importar si se encuentran en la sala de juntas o en casa.

Para alcanzar dicha meta se necesita una tecnología que facilite la conexión de las personas y que no suponga una fricción, ya que las dificultades técnicas pueden resultar excluyentes. Si alguien no puede oír a los participantes en la reunión y ellos no pueden oír a otra persona, entonces no se genera una interacción real en la que todos contribuyan. “Con ClickShare Bring Your Own Meeting (BYOM) y Bring Your Own Device (BYOD), es posible hacer que todos se sientan parte de la conversación al proporcionar una experiencia más envolvente a los participantes remotos y así disminuir la distancia que se interpone”, señala Cornejo.

En los tiempos de reuniones híbridas, el compromiso es el nuevo oro, la nueva productividad. Por ello, la tarea que se tiene por delante es diseñar las salas de reuniones de las oficinas de forma que permitan a los participantes virtuales que se encuentran en lugares remotos sentirse parte de la acción y relacionarse con los demás participantes como si estuvieran allí, en la misma sala. Esto será cada vez más importante a medida que el ritmo de trabajo se reparta entre el hogar y la oficina.

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