Agilizar los procesos documentales y mejorar la experiencia del usuario
La disponibilidad descentralizada de información resulta clave para eficientizar los procesos del negocio, posicionando a las empresas en el siguiente nivel respecto a su competencia. Del mismo modo, para el sector público, la posibilidad de contar con herramientas ágiles de captura y distribución resulta estratégica al momento de repensar la gestión documental. En este sentido, contar con la experiencia de un socio estratégico que acompañe la transición del mundo analógico al digital es crítico.
El ámbito gubernamental maneja, sin lugar a dudas, uno de los más altos caudales de documentación diaria. Por este motivo, la digitalización de la misma requiere de soluciones seguras y ágiles para atravesar los complejos procesos de traspaso de información que deben tratarse con suma cautela y transparencia.
Con el objetivo de agilizar sus procesos de captura inteligente de información, uno de los principales organismos gubernamentales de Colombia implementó las soluciones de digitalización y gestión documental de Kodak Alaris.
La institución maneja millares de documentos al día. Para permitir a sus colaboradores continuar realizando sus tareas de una forma fácil y rápida, sin la necesidad de incurrir en formatos analógicos, se implementaron 2.100 unidades centralizadas de los escáneres S2080w y 140 unidades del modelo S2070. Esta renovación introdujo una importante mejora en los procesos de conservación de la información contenida en documentos en mal estado, sin perder la eficiencia en los mismos.
Debido a un requisito legal y de transparencia, los expedientes con los que trabajan no pueden desprenderse en ningún momento. Con el fin de evitar la alteración de los escritos o evidencias, la perdida de algún elemento crucial ante la presentación o consulta del expediente, pero aún más importante, buscando mantener la transparencia de la gestión de los mismos, se indagó en una solución de digitalización que satisficiera el reto de mantenerlos intactos, evitando a toda costa el deterioro.
Gracias a las soluciones de gestión documental de Kodak Alaris, el organismo ahora cuenta con una herramienta dinámica para digitalizar sus acervos históricos de diferentes documentos como casos de tutela o demandas, entre otros, y poner a disposición de la ciudadanía en general un producto uniforme donde consultar sus procesos.
Todo con un formato ligero y efectivo, sin olvidar que dichos documentos contienen información sensible y resultan complejos de capturar de forma eficiente, debido a los diferentes tipos de tamaño, grosor y antigüedad de los mismos.
Este proyecto jugó un papel muy importante para la institución, ya que además de contar con los equipos instalados dentro del corporativo, favoreció a los colaboradores que trabajaban de manera remota, tener la oportunidad de contar con un escáner dentro de sus hogares para así facilitar la ejecución de sus tareas asignadas.
Al implementar las soluciones de Kodak Alaris se alcanzó el objetivo inicial: la reducción de tiempos y la agilización del trabajo operativo, a través de herramientas tecnológicas de última generación, contribuyendo a la productividad del organismo en su conjunto.
Una mejor experiencia del usuario
Las soluciones de vanguardia de la compañía pueden utilizarse en distintos verticales de negocios. Además de su aplicación en el ámbito gubernamental, otro caso de implementación exitosa fue en una importante prestadora de servicios de salud en Colombia. La institución no contaba con un software propio que permitiera el escaneo masivo de distintos códigos de barras y diferentes formatos de documentos de una forma segura y es por ello que recurrió a Kodak Alaris para solicitar una propuesta de digitalización integral y efectiva.
La empresa gestiona el riesgo en salud de sus afiliados a través de procesos ágiles que permitan administrar las necesidades del usuario interno y externo de manera efectiva. Al contar con diferentes tipos de documentos en tamaño, grosor, con datos, de los cuales se digitalizan aprox. 300.000 documentos al día, buscaron mejorar la experiencia actual tanto del paciente como del doctor al momento de visualizar cualquier documento gestionado dentro de la empresa.
¿Cuál fue la solución ofrecida? Mediante la colocación de 6 equipos modelo i4250 para la gestión documental, se apoyó a la empresa a configurar el proceso de digitalización de sus 5 compañías subsidiarias, las cuales cuentan con 3 o 4 formatos diferentes de documentos propios, dando un aproximado de 20 plantillas de documentos a digitalizar para la empresa, así como la implementación total del software de captura Captiva Open Text por cada equipo, ya que previamente a esta solución, no contaban con ningún tipo de facilitador digital o software homologado.
Además de la digitalización, se mejoró el proceso de gestión documental, ya que, dada la naturaleza contractual de algunos de los documentos digitalizados, por política interna de la empresa requieren tener un orden y seguimiento de los contratos generados y los mismos pudieron incorporarse de una forma fácil, permitiendo la creación de un archivo general de consulta actualizado. Y se logró una significativa reducción de costos.
“Estos son sólo dos ejemplos de todo el potencial de las soluciones Kodak Alaris, que ofrecen una propuesta a medida de cada compañía y puede adaptarse a distintos verticales”, comentó Sandra Galvez Sanchez, directora de Marketing para Latam de Kodak Alaris. Y agregó: “La digitalización brinda a las empresas la posibilidad de vivenciar una experiencia superior en las diferentes etapas de sus procesos, asegurando una mejora continua y rapidez en todas las áreas del negocio”.
