La manera en que usamos internet es muy diferente ahora a como era hace algunos años. Ya no nos basta con gestionar cinco o diez cuentas online, ni siquiera para nuestros hábitos personales más básicos. Los estudios más recientes sitúan en torno a unas cien las cuentas que usamos en internet de forma promedio, y esta cifra continúa aumentando a medida que se multiplican los servicios digitales que debemos usar en el trabajo o en los estudios.
El viejo hábito de usar una sola contraseña para todas estas cuentas –o para una gran mayoría de ellas – ya está por completo descartado. Cuando usamos cien plataformas online para todo tipo de cosas, cualquiera de ellas puede experimentar un hackeo o una filtración accidental de nuestros datos de acceso. Y esto, a su vez, puede causarnos serios problemas, ya que entonces nuestras contraseñas pasan a ser de público conocimiento.
Siguiendo la misma lógica, tampoco es posible optar por un sistema mnemotécnico que utilice una sucesión previsible para generar nuestras claves, como añadir un número más a cada una, o incluir en la contraseña el nombre de la plataforma donde la usamos. Estos patrones de creación de claves son muy fácilmente detectables, y pueden darles a los hackers pleno acceso a la gran mayoría de nuestras cuentas digitales.
Profesionalizar nuestras herramientas para prevenir la ‘fatiga de contraseñas’
Tener que recordar un sinfín de contraseñas diferentes y dedicar el tiempo necesario para acceder a cada cuenta puede resultar algo más que una simple tarea tediosa. Con tantas cuentas digitales a nuestro alrededor, el personal de una empresa puede sentirse agotado al tener que introducir cada mañana las claves de la plataforma de trabajo en equipo, el alojamiento en la nube, la plataforma de videoconferencias, el correo electrónico, su computadora personal, y un sinfín de contraseñas más.
El problema puede agravarse si estas contraseñas deben ser introducidas con cada inicio de sesión, con lo que una sola cuenta puede exigir la clave varias veces al día. Y a esto hay que añadir los captchas y los sistemas de verificación en dos pasos que, si tenemos una conexión a internet algo lenta, pueden hacer que acceder a una sola cuenta online nos tome unos cuantos minutos. Multipliquemos eso por diez o quince cuentas y el descenso en la productividad, entonces, es más que evidente.
Como la reutilización de contraseñas no es una opción, los gestores de contraseñas pasan a ser una herramienta indispensable para las empresas en 2023. Estas herramientas permiten almacenar de forma segura tus contraseñas en una bóveda cifrada, y cuentan con la tecnología necesaria para introducirlas en los formularios online o las apps donde correspondan. Esto permite reducir la ‘fatiga de las contraseñas’, aumentar la productividad, y reforzar la ciberseguridad al mismo tiempo.
Reducir las plataformas online, más eficiente y rentable
Ante el incremento exponencial de plataformas online que tratan de ofrecernos sus servicios como algo indispensable –y, sobre todo, considerando que cada vez está más extendido el SaaS–, una de las medidas que nos conviene considerar es la reducción de las plataformas online que empleamos en la compañía. La simplificación de aplicaciones se traduce en una reducción de costos, un alivio para el personal, y una minimización de riesgos digitales.
Por ejemplo, si una plataforma como Microsoft Teams nos ofrece servicios de videollamada, chat interno, calendario, alojamiento en la nube y organización del trabajo, nos permite reemplazar a cinco servicios independientes. Estos cinco servicios no solo tendrían un costo superior en su conjunto, sino que además implicaría cinco contraseñas, cinco facturas mensuales, cinco servicios de asistencia, cinco aplicaciones a instalar, y así sucesivamente.
Escuchar al personal es una de las claves
Debido a la rapidez con la que evoluciona la tecnología y a las necesidades cambiantes de nuestras compañías dentro del entorno digital, resulta más que conveniente revisar cada cierto tiempo las plataformas que venimos utilizando, y estudiar las alternativas que tenemos a nuestra disposición para hacer lo mismo, de forma más simple.
En ese contexto, resulta útil prestar atención al día a día de nuestro personal a medida que tratan de hacer las tareas que les asignamos con las plataformas que ponemos a su disposición. Dirigir una empresa es una cosa, trabajar en ella es otra. Desde la posición de CEO podemos ajustar el rumbo de nuestra compañía de muchas maneras, pero necesitamos escuchar también las necesidades del personal durante su trabajo diario para ofrecerles soluciones óptimas que les permitan mejorar su productividad.
